Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Как изменилась СЗВ-СТАЖ

Ежегодно отчетные документы претерпевают различные изменения. С начала 2019 года вступила в силу новая форма отчета СЗВ-СТАЖ. Основные изменения в отчете коснулись графы 14 раздела 3 – в ней раньше заносили информацию только об увольнении сотрудников. Когда сотрудник увольнялся 31 декабря, его отмечали значком «Х».

Теперь действуют новые правила заполнения отчета (графы 14):

  • Центры занятости должны будут указать данные о временных промежутках, засчитываемые в страховой стаж безработным. Эта информация будет отражаться в 14 графе 3 раздела.
  • Работодатели должны ставить дату увольнения по тем сотрудникам, которые уволились 31 декабря.

Помимо изменений в графе 14, в форме персонифицированной отчетности были сделаны и другие небольшие поправки:

  • Больше не указываем номер страницы – убрали реквизит «стр.».
  • Регистрационный номер страхователя в ПФР, его ИНН и КПП теперь указываем один раз и не дублируем на каждой странице.
  • Если в графе 11 стоит код «ДЕТИПРЛ», то 8 графу оставляем пустой.
  • В 3 разделе отчета указываем также руководителей организаций (учредителей).

Изменения в отчетности были внесены постановлением Правления ПФР от 06 декабря 2018 года N 507п.

Перечислим три основных изменения, которые касаются заполнения новой формы СЗВ-СТАЖ с 2019 года.;

В порядке заполнения отчета установили, что СЗВ-СТАЖ сдают на работающего по трудовому договору директора – единственного учредителя. Из этого следует, что если трудовой договор не оформлен, то отчет СЗВ-СТАЖ в 2019 году сдавать не нужно. Однако заметим, что ранее Минтруд требовал сдавать форму независимо от того, есть договор с директором или нет. Поэтому, в итоге, окончательной ясности так не нет.

Но, справедливости ради, предлагаем обратить внимание на новые формулировки в пункте 1.5 нового Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ.

Если работник уволен 31 декабря, в графу 14 новой формы СЗВ-СТАЖ нужно будет внести дату увольнения. Ранее в этой графе в такой ситуации указывали  “Х”.

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Также уточняется, что не надо заполнять графу 8, если в графе 11 указан код “ДЕТИПРЛ” (отпуск по уходу за ребенком до трех лет, который берут бабушка, дедушка, другие родственники, опекуны).

По новым правилам в графе 14 приводите сведения об увольнении застрахованного лица, а также данные о периодах, которые засчитывают в страховой стаж безработным.

Данные о периодах, которые засчитывают в страховой стаж безработным, работодатели не заполняют. Эти сведения должны указывать центры занятости – они составляют СЗВ-СТАЖ по физлицам, которые у них стоят на учете. Если гражданин получал в течение года пособие по безработице, то центр занятости в СЗВ-СТАЖ поставит в графе 14 напротив фамилии человека пометку «БЕЗР».

Ответственность за нарушение срока сдачи отчетности в ПФР за 2019 г.

Отчет подразделения работодатель сдает, если:

  • а) в подразделении начислялась и выплачивалась заработная плата;
  • б) у подразделения есть собственный отдельный расчетный счет.

Когда у подразделения нет собственного счета или зарплата начислялась и выплачивалась по самой компании, то тогда данные по сотрудникам включаем в СЗВ-СТАЖ компании.

Бланк заполняют и сдают в ПФР РФ все страхователи (работодатели) по застрахованным лицам, которые выполняют свои должностные обязанности на условиях трудового договора. Также в форме следует включить физических лиц, с кем заключен:

  • договор ГПХ
  • договор авторского заказа
  • лицензионный договор (имеется ввиду издательский)
  • лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства

Организации, выплачивающие вознаграждения авторам и занимающиеся управлением прав на их произведения, не освобождены от сдачи, а значит, что им следует заполнить бланк и внести в перечень не только работников, с которыми заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Подготовить и сдать СЗВ-М

Таблица. Сроки сдачи отчетности в ПФР 2019 года

Вид отчетности

Назначение

Срок сдачи отчетности в ПФР за 2019 г.

СЗВ-М

Отчитаться по СЗВ-М

Данные о своих работниках: ФИО, СНИЛС, ИНН

Ежемесячно не позднее 15-го числа месяца после отчетного.  

Предоставляйте работникам копии сведений, если они их запрашивают, и при увольнении

СЗВ-СТАЖ  

Как сдать СЗВ-СТАЖ

Данные о страховом стаже работников, в том числе, выходящих на пенсию

Ежегодно не позднее 1 марта после отчетного года.

Важно: если работник выходит на пенсию, отчет представьте в течение 3-х календарных дней с даты, когда он обратился.

Предоставляйте работникам копии сведений, если они их запрашивают, и при увольнении

АДВ-2

Проверить АДВ-2 онлайн

Смена СНИЛС работника, у которого изменились: ФИО., дата и место рождения, пол

В течение 2-х недель с даты, когда работник обратился в компанию

СЗВ-К

Протестировать СЗВ-К онлайн

Информация о стаже и заработке за периоды работы или (и) иной деятельности до 01.01.2002 года по работникам, на которых поступил запрос из ПФР

Согласно запросу ПФР

СЗВ-ИСХ1

Проверить отчет онлайн

Информация о доходах, начисленных и уплаченных страховых взносах по работникам, если не отчитались до 2017 года

Сроки сдачи отчетности в ПФР за 2019 г. не установлены. Сдавайте сразу, как узнали, что не отчитались до 2017 года

СЗВ-КОРР

Проверить СЗВ-КОРР

Корректировка данных на индивидуальном лицевом счете гражданина

В любое время по собственной инициативе

Макет пенсионного дела

Полные данные для назначения пенсии

При оформлении выхода работника на пенсию

За просрочку отчетности фирму оштрафуют на 500 рублей за каждого застрахованного работника.

За неполные или неверные данные в отчетности (не по всем сотрудникам) штраф также составляет 500 рублей за каждого не указанного работника.

Для отчета используются общие правила определения отделения ПФ, куда нужно направлять бланк:

  • ИП должны сдавать отчет в фонд по месту их регистрации, т. е. по прописке в паспорте;
  • Компании должны направлять отчет по месту своего расположения;
  • Филиалы и представительства должны оформлять отчет независимо от головной компании, и сдают заполненный бланк по месту своего расположения.

Важно

При подаче стандартного (исходного) отчёта эти поля остаются пустыми. Что же касается их заполнения, то в блоке №4 напротив пунктов «да» или «нет» бухгалтер должен крестиком сделать пометку, поясняющую, были ли уплачены взносы за интервалы, расшифрованные в таблице.

Инфо

В блоке №5 по аналогичной схеме делается пометка о том, перечислялись взносы по договорам негосударственного страхования или нет.

Образцы заполнения

Пример №1. Предположим, бухгалтер организации работает в Брянске, детей не имеет, весь год трудился непрерывно.

При таких исходных данных бланк будет выглядеть следующим образом.

Пример №2. Сотрудник организации работает менеджером оптовой базы в условиях крайнего севера.

В этом случае потребуется код РКС, который заносится в 11 графу таблицы.

Пример №3. Усложним задачу – пусть работник работал на крайнем севере шахтёром до 15 июня, после чего был отстранён от работы до 15 июля по своей вине.

С 16.07 сотрудник снова приступил к выполнению обязанностей.

В данном случае потребовалось задействовать сразу 4 специальных кода, характеризующих специфику работ и местности, а в самой таблице было сделано 3 последовательных записи.

Разумеется, во всех представленных выше примерах мы привели по одному работнику просто для упрощения образцов заполнения, но на практике эти таблицы должны содержать сведения обо всех лицах, которые официально отработали в организации день и более.

Кроме этого, следует помнить о том, что вместе с СЗВ-СТАЖ сдаётся заполненная форма ОДВ-1.

В законе прямо указано, какие субъекты бизнеса в обязательном порядке отправляют указанную форму.

В этот список включены:

  • Компания и учреждения любой формы собственности, у каких есть оформленные трудовые соглашения с работниками и договора подряда. Также у них могут быть филиалы и представительства, которые зарегистрированы в установленном порядке;
  • Физические лица, которые ведут деятельность в формате ИП, а также адвокаты, нотариусы и аналогичные лица, которые привлекают к работе персонал по договорам.

Как уже отмечалось, данная форма аккумулирует сведения о стаже, поэтому её заполняют и подают все страхователи – организации, ИП и иные лица, выступающие в роли нанимателей. Ниже ответим на самые популярные вопросы.

Этот вопрос многие кадровики и бухгалтеры трактуют по-своему, но, если обратиться к официальным документам и рекомендациям ПФР, всё сразу становится на свои места.

Ответ – нельзя, т.е. даже неработающее ООО обязано подавать СЗВ-СТАЖ, при этом в самой форме необходимо будет указать данные директора.

Эта норма вытекает из аналогичных требований к ежемесячному отчёту СЗВ-М, в частности, ПФР в своём письме № 08-22/6356 (от 6 июня 2016 года) отметил, что сведения по таким лицам сдаются обязательно. Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина и Роструда (№ 03-11-11/14234 и № 177-6-1 соответственно).

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Форма СЗВ-СТАЖ подается 1 раз в год в отделение Пенсионного фонда и содержит информацию о стаже всего персонала за прошедший год. Для отчета СЗВ-СТАЖ сроки сдачи установлены довольно длительные: с начала января до конца февраля, но не позже 1 марта. То есть форму за 2018 год необходимо подать до 01.03.2019.

При этом работодателю следует досрочно отчитаться в течение 2018 года, если:

  1. Сотрудник оформляет пенсию.

Отчет составляется только на данного работника и представляется в ПФР в течение 3 дней с даты его обращения за назначением пенсии.

  1. Работодатель ликвидируется или закрывается.

СЗВ-СТАЖ оформляется на всех работников, включая тех, кто работает по гражданскому договору (ГПХ), за период с 1 января по дату ликвидации компании (закрытия ИП).

Установлено несколько штрафов за неподачу отчета, размер которых зависит от обстоятельств нарушения:

  • Субъект бизнеса подал отчет в полном объеме, однако не был соблюден установленный законом срок — по 500 рублей за каждого работника, сведения о котором не были отправлены вовремя.
  • Отчет был отправлен в необходимый срок, однако в нет отражены не все нужные работники — по 500 рублей за каждого сотрудника, информация о котором не попала в отчет при сдаче.
  • Отчет был передан в орган вовремя, и в нем указаны все необходимые работники.

Данные разъяснения вступили в силу с 2019 года.

Здесь нужно сразу определиться, что понимать под «нулевой» формой. Если речь идёт про ситуацию, описанную выше, то да, можно указывать сведения только о директоре, являющемся учредителем, указав соответствующие коды и сделав пометки, из которых следует, что он фактически не работал.

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Если же речь идёт вообще про пустой бланк, то это недопустимо. Во-первых, сложившаяся практика показывает, что информационная система ПФР не принимает такие отчёты, и, во-вторых, как уже отмечалось, сведения в СЗВ-СТАЖ должны совпадать с СЗВ-М.

На форумах иногда встречаются вредные советы, например, если ООО «пустое», то не нужно подавать СЗВ-М на директора, тогда и проблем с СЗВ-СТАЖ не будет. Это не так, поскольку при таком подходе организация получит сразу два штрафа (по одному на каждую несданную форму).

Здесь всё просто – если индивидуальный предприниматель работает исключительно сам, не привлекая наёмный труд, ему не нужно сдавать СЗВ-СТАЖ. ПФР получает информацию о деятельности ИП напрямую.

В случае если индивидуальный предприниматель заключал трудовые договоры и договоры ГПХ с другими лицами, он должен подавать форму СЗВ-СТАЖ, при этом не имеет значения продолжительность таких отношений – работник может проработать всего несколько дней, а обязанность ИП по отчёту перед ПФР всё равно возникает.

Адвокаты, нотариусы и прочие лица, занятые частной практикой, взаимодействуют с ПФР как и ИП, т.е. если они привлекают наёмный труд, то подают сведения по работникам.

Заполнение этих сведений происходит по аналогии с разделом 1 формы СЗВ-СТАЖ.

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

В разделе 2 графа «Отчетный период» должна всегда включать «0». В графу «Год» записывается номер года, за который оформлены отчет и опись.

В раздел 3 записывается общее количество работников, включенных в отчет.

Раздел 4 заполняется только тогда, когда в отчетах находятся данные формата СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и имеющие пометку «Особая».

Данные, которые здесь отражаются, должны быть представлены за весь период составления отчета.

В раздел 5 заносятся сведения, если в отчете есть данные формата СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ по работникам, которые собираются оформлять пенсию досрочно, из-за особых климатических условий либо вредных факторов.

Отчет устанавливает, что он подается в ПФ в случаях, если у субъекта бизнеса есть хоть одно заключенное трудовое соглашение.

СЗВ-СТАЖ за 2019 год: полезные подсказки

Сроки сдачи отчета за 2018: до первого марта 2019 года.

Кто должен сдавать отчет:

  • Фирмы: российские и иностранные,
  • Индивидуальные предприниматели,
  • Частнопрактикующие лица.

Куда сдаем отчет: в отделение ПФ по месту регистрации – организации, по месту жительства — ИП.

  • По каким сотрудникам сдаем: все застрахованные сотрудники и руководители.
  • Нужно ли сдавать нулевой СЗВ-СТАЖ: отчет сдаем, даже если отсутствовали выплаты по застрахованным лицам.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

СЗВ-СТАЖ за 2018 год надо сдайте не позднее 1 марта 2019 года. Досрочно отчет представляют в отделение ПФР, только если кто-то из работников выходит на пенсию. Срок – в течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник напишет заявление о представлении индивидуальных сведений (п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Подробнее о сроках сдачи можно прочитать тут.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Форма отчета СЗВ-СТАЖ, подаваемая в 2019 году за 2018 год, утверждена постановлением правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. В сравнении с информацией, ранее попадавшей в ежеквартальные отчеты, подаваемые в ПФР, ничего принципиально нового в ней нет. Схожи даже таблицы, отражающие данные о стаже.

Однако ПФР счел необходимым получение одновременно с информацией по стажу некоторых сведений, поясняющих отдельные вопросы в отношении отчитывающегося работодателя:

  • о числе лиц, по которым сформирована информация о стаже;
  • о сводных суммах начисленных и уплаченных за год взносов (с разделением их по видам платежей) и о задолженности по ним на начало и конец года;
  • о наличии условий труда, дающих работнику право на досрочный выход на пенсию, и о количестве таких лиц.

Для отражения этих данных постановлением № 507п утверждена еще одна форма — ОДВ-1, подать которую нужно вместе с отчетом СЗВ-СТАЖ.

В соответствии со ст. 17 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ на страхователя налагается штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо в случае:

  • непредставления или представления отчета с нарушением срока сдачи;
  • в отчете будут неполные или недостоверные сведения.

За нарушение электронной формы представления установлен штраф в размере 1 000 руб.

Кроме того, на должностных лиц также будет наложен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если работнику на момент увольнения не выдана выписка из СЗВ-СТАЖ, то согласно ч.1 ст.5.27 КоАП РФ:

  • должностные лица могут либо предупреждены, либо оштрафованы в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • индивидуальным предпринимателям назначается штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • организации могут быть оштрафованы на 30 000–50 000 руб.

Закон устанавливает срок представления отчета по форме СЗВ-СТАЖ для всех работодателей независимо от количества сотрудников и способа подачи сведений. Сдают отчет за истекший год не позднее 1 марта следующего года. 

Если крайний срок сдачи отчетности выпадает на выходной или праздничный день, то по общему правилу он переносится на ближайший рабочий день. 1 марта 2019 года — пятница, поэтому переносов и дополнительных дней на отчетность нет.

Годовой отчет за 2018 год сдают 01.03.2019. 

На официальных сайтах некоторых региональных отделений ПФР появляются индивидуальные графики приема годового отчета СЗВ-СТАЖ. Указанные в них сроки сдачи СЗВ-СТАЖ за 2018 год в 2019 году отличаются от общего срока, указанного в законе (1 марта года). В частности, такой график опубликован на сайте отделения ПФР по Тамбовской области. В документе указаны конкретные сроки для организаций (см. ниже).

Как быть страхователям, для которых ПФР ввел свои сроки сдачи отчета? Рекомендуется сдать персонифицированную отчетность за 2018 год именно в те сроки, которые указало региональное отделение в своем графике. Это поможет избежать технического сбоя, связанного с перегрузкой сервера в пик отчетной кампании. Однако если страхователь нарушит этот срок, но сдаст СЗВ-СТАЖ в срок не позднее 01.03.2019, то оштрафовать ПФР не имеет права.

Кроме того, также не позднее 1 марта 2019 года одновременно с формой СЗВ-СТАЖ надо представить форму ОДВ-1 за 2018 год. Это опись к отчету (см. примеры заполнения).

Случаи, когда форму надо обязательно выдать, устанавливает статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (см. таблицу).

Санкции за несдачу СЗВ-СТАЖ указаны в статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Сумма штрафа — 500 рублей за каждого работника, по которому работодатель не отчитался в ПФР.

Представление недостоверных сведений о стаже также обернется штрафом в размере 500 рублей. Более того, оштрафуют даже за случайную ошибку, которую работодатель допустил в персональных данных сотрудников.

Также работодатели могут нести ответственность, если не выдадут СЗВ-СТАЖ работнику при его увольнении (ст. 5.27 КоАП РФ). За такое нарушение компанию оштрафуют на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Такой же штраф предусмотрен и за несдачу СЗВ-СТАЖ в ПФР при выходе сотрудника на пенсию.

Опубликован проект постановления ПФР, в котором представлены обновленные версии отчетов в сфере персонифицированного учета. Изменения затронут как годовые, так и ежемесячные формы. В форме СЗВ-СТАЖ радикальных изменений не предвидится. Изменится «шапка» документа, из которой убрали дублирующие строки с указанием ИНН, КПП и регистрационного номера страхователя.

СЗВ-СТАЖ, новая форма 2019 г., как и прежде, представляется в Пенсионный фонд вместе с описью формы ОДВ-1. В отчете надо показывать данные по каждому застрахованному лицу, которое работает у отчитывающегося нанимателя. Если на предприятии работает только директор, который является единственным учредителем, информацию по нему необходимо обязательно включать в отчет СЗВ-СТАЖ.

Форма является ежегодной и предоставляется в общем случае до 1 марта года, следующего за отчетным.

Сроки предоставления могут быть другими, в зависимости от их причины.

ТАБЛИЦА: «Сроки предоставления CЗВ-СТАЖ»

Причина предоставления CЗВСТАЖ Сроки предоставления
Ликвидация ЮЛ или ИП В течение 1 месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности ИП), но не позднее дня представления в налоговый орган документов для госрегистрации факта ликвидации ЮЛ или ИП
Банкротство страхователя До представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства
Реорганизация ЮЛ В течение 1 месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в налоговый орган документов для госрегистрации реорганизации ЮЛ
Присоединение ЮЛ к другому ЮЛ Не позднее дня представления в налоговый орган документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного ЮЛ
Назначение пенсии работнику В течение 3 календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю
Обращение застрахованного лица Не позднее 5 календарных дней со дня обращения
Увольнение работника В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения ГПД

Раздел 1 «Реквизиты страхователя, передающего документы» — указываются аналогично СЗВ-СТАЖ.

Раздел 2 «Отчетный период (код)» — ставим O

Тип сведений указываем тот же, что и в CЗВ-СТАЖ.

Тип «Корректирующая» выбирается при необходимости корректировки данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная», а тип «Отменяющая» представляется для отмены данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная».

Раздел 3 «Перечень входящих документов»

В графе «Количество застрахованных лиц» раздела 3 указывается число застрахованных лиц, сведения на которых содержат формы, представленные одновременно с ОДВ-1:

  • по форме СЗВ-СТАЖ — количество застрахованных лиц, указанных в таблице 3 формы;
  • по форме СЗВ-ИСХ — количество форм СЗВ-ИСХ, входящих в пакет;
  • по форме СЗВ-КОРР — количество форм СЗВ-КОРР, входящих в пакет.

В случае когда ОДВ-1 представляется одновременно с пакетом документов, содержащим формы СЗВ-КОРР (за исключением формы СЗВ-КОРР с типом «Особая»), заполняются только разделы 1–3 формы.

Раздел 4 «Данные по страхователю» — не заполняйте.

Раздел 5 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Заполняется в случае, если в формах СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «ИСХ») и СЗВ-ИСХ, представленных одновременно с формой ОДВ-1, содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в п. 1–18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ, то есть если есть информация в графах 9, 10 и 12 раздела 3 CЗВ-СТАЖ.

Внеплановый СЗВ-СТАЖ: когда понадобится и как быстро нужно оформить

Случаи Срок сдачи
Назначение пенсии В срок до трех дней со дня обращения сотрудника
Ликвидация юридического лица До одного месяца со момента утверждения промежуточного ликвидационного баланса
Банкротство юридического лица До момента предоставления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего по результатам конкурсного производства
Создание компании путем выделения юридического лица До одного месяца со дня утверждения передаточного акта, но не позже дня сдачи документов для его государственной регистрации
Присоединение компании к другому юридическому лицу До момента сдачи документов для внесения записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица в ЕГРЮЛ
Прекращении деятельности ИП До одного месяца с момента решения о прекращении деятельности в качестве ИП
Банкротство ИП До момента предоставления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего по результатам конкурсного производства ИП
Прекращение статуса адвоката, полномочий нотариуса В то же время, что и подача заявления о снятии его с регистрационного учета в качестве страхователя

СЗВ-СТАЖ: куда сдавать

За неисполнение обязанности по предоставление сведений установлена ответственность ч. 3 и ч. 4 ст. 17 ФЗ-27 в виде штрафов:

  • за непредставление сведений в срок – 500 рублей за каждого застрахованного;
  • за предоставление неполных и (или) недостоверных сведений – аналогично;
  • за несоблюдение электронного формата – 1000 рублей.

Новая форма справки 2 НДФЛ в 2019 году за 2018 год – обзор изменений

Для того чтобы отчитаться в бумажном варианте надо:

  • За непредставление отчета СЗВ-СТАЖ в отделение Пенсионного фонда в установленные сроки, а также за представление некорректных сведений о сотрудниках работодателю грозит штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо.
  • В случае представления формы в бумажном виде вместо электронного файла страхователя оштрафуют на 1 000 руб.

Но и это еще не все. За невыдачу сотруднику копии СЗВ-СТАЖ при увольнении работодателю грозит ответственность за несоблюдение трудового законодательства, предусмотренная п. 1 ст. 5.27 КоАП. Величина санкций в данном случае составит от 1 000 до 5 000 руб. на должностных лиц и ИП, допустивших правонарушение, и от 30 000 до 50 000 руб. на работодателя как юрлицо.

У предпринимателя без работников, а также адвоката или нотариуса, которые работают в одиночку, обязанностей подавать этот отчет нет.

Нужно отметить, что формат данного отчета подразумевает, что в табличной части должна содержаться хотя бы одна строка с данными. В противном случае он не сможет пройти входной контроль на правильность заполнения.

Для компаний нет однозначного ответа по поводу оформления нулевого отчета.

Это связано с тем, что у этого субъекта бизнеса есть как минимум директор, указанный в Уставе.

Поэтому, необходимость сдать отчет может быть двоякой:

  • У компании нет ни одного трудового соглашения, в том числе и с директором. Значит отчет сдавать не нужно. Но при этом директор должен быть наемным лицом со стороны, а не единственным учредителем.
  • Отчет сдавать необходимо, если договор с руководителем заключен. Кроме этого, это также придется делать, если договора нет, но директор является единственным собственником. В этом случае, по закону, он считается состоящим в трудовых отношениях не зависимо от фактического заключения соглашения. В отчете будет указана единственная строка с данным лицом.

Если же бланк оформляется при увольнении, то он должен содержать в себе сведения только по этому работнику.

В противном случае произойдет нарушение законодательства по защите персональных данных по отношению к другим сотрудникам. А такое действие не допустимо.

Если происходит оформление отчета по причине увольнения, то ему необходимо присвоить статус «Исходный», в качестве года заполнения указать год увольнения.

В табличной части указывается дата, в которую работник был принят, либо день начала года (если он работал до этого времени).

В качестве дня, завершающего период, указывается день увольнения. Если сотрудник уволился 31 декабря, то эта дата указывается как завершение времени работы, а также ставится отметка в графе 14.

Формы СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 необходимо оформлять на новых бланках, утв. постановлением правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Постановление Правления ПФР от 11.01.2018 № 3п, согласно которому персотчетность сдавалась до сих пор, утратило силу.

  • Если у вас в компании работает до 25 человек, то можете смело сдавать в бумажном виде. Никаких штрафов пока не будет. Однако, стоит задуматься о переходе на электронную отчетность. Сдача в электронном виде также сэкономит ваше время.
  • Если у вас работает более 25 человек, то вы должны сдавать отчетность в электронном виде. Иначе компании будет начислен штраф.

Стоит отметить, что с 2020 года все переходят на электронную отчетность. Даже компании малого предпринимательства смогут сдать отчетность в бумажном виде только за 2019 год.

Первый раздел

В первом разделе вносим персональные данные страхователя, которые мы уже перечислили выше. Помимо них нужно указать какой отчет предоставляем:

  • «исходная» — первый раз сдаете отчётность.
  • «дополняющая» — сдаем, когда нужно скорректировать данные по сотрудникам – в «исходной» неверно указаны ФИО или СНИЛС.
  • «назначение пенсии» — сдаем, когда назначается страховая пенсия застрахованному лицу, и только в тот отчетный период, за который данные еще не подавались.

Третий раздел

По каждому застрахованному сотруднику заполняем графы, описанные выше. Коды для граф указаны ниже.

Если человек любого возраста увольняется в 2018 году, то выдайте форму ему на руки. А в ПФР за него подайте форму по итогам 2018 года в 2019 году. Если увольняется пенсионного возраста человек, то выдайте ему на руки форму, и сразу сдайте в 2018 году форму еще и в ПФР.  Сведения подайте в ПФР в течение трех календарных дней с даты, когда сотрудник написал заявление об увольнении в связи с выходом на пенсию.

  • организации;
  • ОП, имеющие отдельный баланс и расчетный счет, а также начисляющие выплаты в пользу физлиц.
  • ИП, у которых есть работники и/или есть заключенные с физлицами ГПД.

Форма ОДВ-1

При оформлении отчета на бумажных носителях необходимо вводить текстовые параметры печатными буквами (вручную или на компьютере). Документ с помарками или исправлениями к рассмотрению не принимаются.

Заполнение СЗВ-СТАЖ за 2018 год осуществляется на основании сведений, отраженных в документах работодателя о начислении зарплаты и других видов материальных вознаграждений в пользу наемного персонала, кадровых приказов.

Инструкция по заполнению формы СЗВ-СТАЖ 2018 предусматривает отражение в документе персональных данных следующих групп физических лиц:

  • работающие на предприятии или у ИП на основании трудового договора;

  • работающие по договору ГПХ (выполнение работ, оказание услуг);

  • лица, выполняющие работы в рамках договора авторского заказа;

  • авторы, которые получают от страхователя материальное вознаграждение в результате отчуждения прав на результаты интеллектуальной деятельности.

Первый раздел

Третий раздел

Как вносить данные по сотруднику, который работал весь год? В графе указываем следующее: 01.01.20ХХ (отчетный год) – 31.12.20ХХ (отчетный год).

Особый случай, когда у вас в штате есть сотрудник с не одним периодом работы за отчетный год – ситуация, когда сотрудник устроился, уволился, а потом опять устроился. В таком случае в первой строке по сотруднику вносим первый период, а в строке ниже вносим второй.

  • Графы с восьмой по четырнадцатую не всегда заполняются.
  • «Территориальные условия» указываем, в случае, когда есть сотрудники, трудящиеся на территориях с особыми окружающими условиями, как например, Крайний Север или работа в зоне отчуждения.
  • «Особые условия» указываем, когда есть сотрудники, работающие в условиях с вредными факторами (подземные работы, в полевых экспедициях и другие).

В графу 10 вносится информация – код, обозначающий стаж. В следующем столбце указываем продолжительность этого периода в днях и месяцах.

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

В последнюю графу информацию вносим, только если сотрудник был уволен.

Перечень информации, которая должна отражаться в отчетности по стажу, приводит закон № 27-ФЗ (п. 2 ст. 11), требующий в отношении каждого работника указания:

  • Ф. И. О.;
  • номера его лицевого счета;
  • периода работы в течение отчетного года;
  • условий, дающих право на применение особого порядка учета стажа или на досрочный выход на пенсию.

О том, что это за условия, читайте в статье «Специальный трудовой стаж — что это такое?».

Для внесения вышеперечисленных данных предназначена основная таблица формы СЗВ-СТАЖ. Также бланк содержит поля для указания сведений, необходимых для идентификации работодателя (его наименование, регистрационный номер, ИНН и КПП), данных об отчетном периоде и о типе сведений (для отчета по году они будут исходными, а в случае последующих исправлений — дополняющими. При подаче отчета по сотрудникам, оформляющим пенсию до окончания отчетного года, тип сведений будет указан как «назначение пенсии»).

Предусмотрены в форме места для внесения отметок о наличии (отсутствии) фактов начисления и уплаты взносов, но в годовом отчете они не заполняются, поскольку предназначены для отчета, составляемого в связи с назначением пенсии.

Основная часть отчета — раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц».

В нем по порядку нужно указать фамилии, имена, отчества застрахованных лиц, СНИЛС, периоды работы в пределах отчетного года.

При этом нужно отдельной строкой по каждому работнику указать даты начала и окончания периода, когда он работал или не работал, например, был в отпуске, на больничном.

ДЕТИ

Отпуск по уходу за ребенком

ДЕКРЕТ

Отпуск по беременности и родам

ДОГОВОР

Работа по договорам гражданско-правового характера, в том числе выходящая за рамки отчетного (расчетного) периода, выплаты по которому произведены в отчетном периоде

УВПЕРИОД

Работа в рамках увеличенного расчетного периода

ДЛОТПУСК

Пребывание в оплачиваемом отпуске работников, которые трудятся в особых условиях.

Подробнее см. здесь.

АДМИНИСТР

Отпуск без сохранения содержания

ВРНЕТРУД

Период временной нетрудоспособности

 
 

ВАХТА

Время вахтового отдыха

МЕСЯЦ

Перевод работника с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на другую работу, не дающую право на указанную пенсию, в той же организации по производственной необходимости на срок не более одного месяца в течение календарного года

КВАЛИФ

Повышение квалификации с отрывом от производства

ОБЩЕСТ

Исполнение государственных или общественных обязанностей

СДКРОВ

Дни сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха

ОТСТРАН

Отстранение от работы (недопущение к работе) не по вине работника

ПРОСТОЙ

Время простоя по вине работодателя

УЧОТПУСК

Дополнительные отпуска работникам, совмещающим работу с обучением

МЕДНЕТРУД

Период работы, соответствующий переводу в соответствии с медицинским заключением беременной женщины по ее заявлению с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, а также период, когда беременная женщина не работала до решения вопроса о ее трудоустройстве в соответствии с медицинским заключением

НЕОПЛДОГ

Период работы застрахованного лица по гражданско-правовому договору, выплаты и иные вознаграждения за который начислены в следующие отчетные периоды

НЕОПЛАВТ

Период работы застрахованного лица по авторскому договору

ДОПВЫХ

Дополнительные выходные дни лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами.

ЗГДС

Сведения о замещении лицом государственной должности субъекта Российской Федерации на постоянной основе

ЗГД

Сведения о замещении лицом государственной должности Российской Федерации

ЗГГС

Сведения о замещении лицом должности государственной гражданской службы Российской Федерации

ЗМС

Сведения о замещении лицом должности муниципальной службы

ЗМД

Сведения о замещении лицом муниципальной должности на постоянной основе

Если период прерывался, например работник в течение года увольнялся и снова был принят на работу, каждый период также нужно указать отдельной строкой.

Если подается отчет типа «Назначение пенсии», то дата окончания периода указывается как предполагаемый день выхода сотрудника на пенсию, указанный в заявлении работника.

Если дата увольнения работника приходится на 31 декабря года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ, то в графе 14 нужно указать символ «Х».

Код

Наименование

РКС

Район Крайнего Севера

МКС

Местность, приравненная к районам Крайнего Севера

РКСМ

Район Крайнего Севера

МКСР

Местность, приравненная к районам Крайнего Севера

СЕЛО

Работа в сельском хозяйстве

Ч31

Работа в зоне отчуждения

Ч33

Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с правом на отселение

Ч34

Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом

Ч35

Постоянное проживание (работа) в зоне отселения до переселения в другие районы

Ч36

Работа в зоне отселения (по фактической продолжительности)

Примечание: Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден постановлением Совмина СССР от 03.01.1983 № 12.

27-1

Подземные работы, работы с вредными условиями труда и в горячих цехах

27-2

Работы с тяжелыми условиями труда

27-3

Работа (женщин) в качестве трактористов-машинистов в сельском хозяйстве, других отраслях народного хозяйства, а также машинистами строительных, дорожных и погрузочно-разгрузочных машин

27-4

Труд (женщин) в текстильной промышленности на работах с повышенной интенсивностью и тяжестью

27-5

Работа в качестве рабочих локомотивных бригад и работников отдельных категорий, непосредственно осуществляющих организацию перевозок и обеспечивающих безопасность движения на железнодорожном транспорте и метрополитене, а также водителей грузовых автомобилей непосредственно в технологическом процессе в шахтах, в рудниках, разрезах и рудных карьерах на вывозе угля, сланца, руды, породы

27-6

Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах непосредственно на полевых геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных работах

27-7

Работа на лесозаготовках и лесосплаве, включая обслуживание механизмов и оборудования

27-8

Работа в качестве механизаторов (докеров-механизаторов) комплексных бригад на погрузочно-разгрузочных работах в портах

27-9

Работа в плавсоставе на судах морского, речного флота и флота рыбной промышленности (за исключением портовых судов, постоянно работающих на акватории порта, служебно-вспомогательных и разъездных судов, судов пригородного и внутригородского сообщения)

27-10

Работа в качестве водителей автобусов, троллейбусов, трамваев на регулярных городских пассажирских маршрутах

ЗП12Л

Работа спасателем в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях и участие в ликвидации чрезвычайных ситуаций

27-ОС

Работа с осужденными в качестве рабочих и служащих учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы

27-ПЖ

МВД России и аварийно-спасательных служб МЧС России

28-СЕВ

Оленеводы, рыбаки, охотники-промысловики, проживающие постоянно в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Список производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержден постановлением Кабмина СССР от 26.01.1991 № 10.

СЕЗОН

Работа полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности

ПОЛЕ

Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах на полевых работах (геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных) непосредственно в полевых условиях

УИК104

Работа осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы

ВОДОЛАЗ

Водолазы и другие работники, занятые работой под водой

ЛЕПРО

Работа в лепрозориях и противочумных учреждениях

СЗВ-СТАЖ заполняется на основании сведений:

  • о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу застрахованного лица, начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах — на основании данных бухгалтерского учета;
  • о периоде работы застрахованного лица, в том числе корректирующие, — на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Структура и порядок заполнения формы CЗВ-СТАЖ

Сдается вместе с описью — формой ОДВ-1.

Сведения CЗВ-СТАЖ состоят из 5 разделов:

Раздел 1 ″ Сведения о страхователе«

Указывается следующая информация:

  • регистрационный номер в ПФР;
  • ИНН;
  • КПП.

Тип сведений

Из рамки справа выбираем только один «Тип сведений», например, «Исходная» — ставим Х.

Тип сведений «Назначение пенсии» выбираем при подаче сведений на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил, то есть представляется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Тип сведений «Дополняющая» представляются на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «Исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащейся в них ошибки.

  • краткое наименование организации.

Раздел 2 «Отчетный период»

Календарный год — 2018.

Раздел 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»

В графе 1 № пп — идет сквозная нумерация. Каждому лицу присваивается свой номер.

Графы 2–4 «Фамилия, имя, отчество» — указываются в именительном падеже, в соответствии со СНИЛС. Заполняется один раз.

Графа 5 — СНИЛС

Графы 6–7 «Период работы» — в пределах отчетного периода. Каждый период работы или отсутствия (отпуск, больничный, другие причины) заполняется отдельной строкой. Даты начала и окончания периодов вписываются в соответствующие графы.

При типе сведений «Назначение пенсии» графа 7 заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Для неотработанных периодов в графе 11 выбирается соответствующее значение из классификатора.

Например:

ДЛОТПУСК — оплачиваемый отпуск;

ВРНЕТРУД — больничный;

ДЕТИ — отпуск по уходу за ребенком до полутора лет.

Графы 8–13 — заполняются, если работник имеет право на досрочную пенсию. В них проставляются коды из справочников.

Гражданско-правовые отношения отражаются в графе 11 кодами:

ДОГОВОР — в случае если оплата по договору произведена в отчетном периоде;

НЕОПЛДОГ — если оплата за работу по договору отсутствует.

В случае если работник выполняет работы в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, период работы отражается по фактически отработанному рабочему времени.

В случае если работник выполняет работы в режиме неполного рабочего дня, отражается объем работ (доля ставки) в данный период.

Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»

Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения»

  • заполняются только при оформлении пенсии.
  1. При подаче первоначальной формы СЗВ-СТАЖ в форме ОДВ-1 ставится отметка о типе сведений «Исходная».
  2. Раздел 1 «Реквизиты страхователя, передающего документы» ОДВ-1 заполняется так же, как и раздел 1 «Сведения о страхователе» формы СЗВ-СТАЖ.
  3. В разделе 2 «Отчетный период (код)» необходимо поставить «0» (для отчетных периодов начиная с 2017 года) и год, за который подается ОДВ-1.
  4. Количество застрахованных лиц в разделе 3 указывается в соответствии с этим количеством в СЗВ-СТАЖ.
  5. При подаче ОДВ-1 вместе с формой СЗВ-СТАЖ раздел 4 ОДВ-1 не заполняется.
  6. Раздел 5 нужно заполнить, если в форме СЗВ-СТАЖ (с типом сведений — ИСХ) содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в пп. 1 — 18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ.

Уточнение сведений в форме

Форма / Тип формы

В форме с типом «Исходная» выявлены ошибки в сведениях по застрахованному лицу и сведения не учтены на ИЛС ЗЛ

Форма с типом «Дополняющая»

В форме выявлены ошибки в сведениях по застрахованному лицу (например, в дате приема на работу) и сведения учтены на ИЛС ЗЛ

Форма СЗВ-КОРР с типом «КОРР»

Необходимо отменить сведения по ЗЛ, ранее представленные в форме

Форма СЗВ-КОРР с типом «ОТМН»

Необходимо представить сведения на застрахованное лицо, информация о котором отсутствовала в форме с типом «Исходная» (т.е. ЗЛ было «забыто»)

Форма СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ»

Инструкция по заполнению ОДВ-1

В разделе 3 по графам 1—5 запишите ФИО и СНИЛС работника. В графах 6 и 7 отразите период работы физлица — с 01.01.2017 по дату, когда работник выходит на пенсию. Если сотрудник отдыхал за свой счет, период покажите отдельно, с кодом «НЕОПЛ» в графе 11.

Другие графы заполняйте при особых условиях — при работе на Крайнем Севере, тяжелых и вредных условиях труда. Например, если сотрудник был занят в текстильной промышленности, ставьте в графе 9 код 27-4. Коды условий возьмите в приложении к Порядку заполнения формы (утв. постановлением № 3п).

В разделе 4 отразите сведения о том, начисляли ли вы взносы за периоды из раздела 3. Отметьте поле «Да» даже в тех случаях, если вы начислили взносы, но еще не заплатили их. «Нет» вы ставите, если вообще не начисляли зарплату. Это нам подтвердили специалисты ПФР на местах.

Если вы начисляли взносы по дополнительным тарифам, то отметьте «Да», если не начисляли — сделайте отметку в поле «Нет».

​См. также: Фонды требуют переделывать документы на возмещение пособий

Отдельного внимания заслуживает порядок заполнения и обработки СЗВ-СТАЖ в случаях увольнения сотрудника и ликвидации фирмы.

Заполнить СЗВ-М можно:

  • При помощи одной из специализированных бесплатных программ, из списка на сайте ПФР.
  • Подключившись к системе электронного документооборота ПФ.

Требования к отчету:

  • Расширение XML.
  • Кодировка UTF-8.
  • Структура имени файла должна иметь строго определенный вид.

Как отправить отчет:

  • Заполнить форму.
  • Сформировать файл отчета.
  • Проверить правильность заполнения при помощи специальной программы или на сайте ПФ.
  • Если выявились ошибки – исправить их.
  • Поставить ЭЦП.
  • Отправить файл с отчетом в ПФ.

Если электронный отчет не отправляется, то есть его отправка не подтверждена соответствующим протоколом от ПФ, то:

  • Надо еще раз проверить правильность заполнения отчета и формирования файла форму СЗВ-М.
  • Если все сделано правильно, то повторно посылать не надо.
  • А надо обратиться в ПФ за разъяснениями.

Важное изменение в заполнении с 2019 года – если в графе 11 указан код «ДЕТИПРЛ», то графу 8 можно не заполнять.

Блоки СЗВ-СТАЖ под №4 и №5 заполняются лишь тогда, когда она сдаётся с пометкой «Назначение пенсии».

Пристальное внимание следует обратить на колонку «исчисление страхового стажа», где кодами даются характеристики для того или иного периода работы сотрудника.

В такой ситуации форма должна быть заполнена только на него одного, распечатана и передана вместе с другими обязательными документами в завершающий день работы.

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

В случае, если сотрудник организации выходит на пенсию, то субъект бизнеса должен оформить и предоставить в фонд бланк СЗВ-СТАЖ для правильного начисления пенсионных платежей.

  1. Отчетность может быть заполнена чернилами, шариковой ручкой печатными буквами. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зеленого.
  2. Форма СЗВ-СТАЖ должна быть заполнена без помарок и исправлений.
  3. Страницы нумеруются, начиная с титульного листа – ему присваивается номер «00001».
  4. При сдаче первичной формы СЗВ-СТАЖ в поле «Тип сведений» нужно отметить «Исходная».
  5. В Разделе 1 страхователь отражает сведения о себе.
  6. В разделе 2 нужно указать год, за который подается СЗВ-СТАЖ.
  7. Раздел 3 формы предназначен для отражения информации о каждом застрахованном лице.
  8. Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование» и раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» при подаче СЗВ-СТАЖ за год заполнять не нужно – эти разделы заполняются только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии». Такая форма подается в отделение ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю с просьбой предоставить индивидуальные сведения на него.

Более подробно ознакомиться с правилами заполнения СЗВ-СТАЖ вы можете в вышеупомянутом Порядке.

  1. При подаче первоначальной формы СЗВ-СТАЖ в форме ОДВ-1 ставится отметка о типе сведений «Исходная».
  2. Раздел 1 «Реквизиты страхователя, передающего документы» ОДВ-1 заполняется так же, как и раздел 1 «Сведения о страхователе» формы СЗВ-СТАЖ.
  3. В разделе 2 «Отчетный период (код)» необходимо поставить «0» (для отчетных периодов начиная с 2017 года) и год, за который подается ОДВ-1.
  4. Количество застрахованных лиц в разделе 3 указывается в соответствии с этим количеством в СЗВ-СТАЖ.
  5. При подаче ОДВ-1 вместе с формой СЗВ-СТАЖ раздел 4 ОДВ-1 не заполняется.
  6. Раздел 5 нужно заполнить, если в форме СЗВ-СТАЖ (с типом сведений — ИСХ) содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в пп. 1 — 18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ.

Первый раздел

Третий раздел

В графе 13 «Дополнительные сведения» нужно указать дополнительные сведения по условиям досрочного назначения страховой пенсии.

Состав СЗВ-СТАЖ

Первый: Сведения о страхователе.

Второй: Отчетный период. В разделе указываем год, за который сдаем отчет.

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Третий: Сведения о периодах работы застрахованных лиц. Персонализированные данные по застрахованным сотрудника и руководителям вносим по графам:

  • ФИО сотрудника;
  • СНИЛС;
  • Период работы в течение календарного года;
  • Код территориальных условий;
  • Код особых условий труда;
  • Код исчисления страхового стажа;
  • Условия назначения досрочной пенсии.
  • Страховой стаж безработного (заполняется не работодателем, а Органами службы занятости).

Четвертый: Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Пятый: Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Общие сведения

Предоставлять сведения можно как в бумажном формате, так и в электронном. Однако есть исключение, если численность штата превышает 25 человек, работодатель обязан сдавать отчетность СЗВ-СТАЖ в электронном виде с использованием ЭЦП.

В отношении граждан, признанных безработными в установленном порядке, и при этом застрахованных в системе пенсионного страхования, сведения сдаются органами службы занятости.

  • трудовые договоры;
  • ГПД на выполнение работ/оказание услуг;
  • договоры авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
  • Занести и сдать лично (так поступают чаще всего).
  • Отправить почтовой связью.

Прежде чем отправлять отчет по почте необходимо убедиться в том, что число сотрудников, попадающих в СЗВ-М на момент отправки, не будет превышать 25 человек. В противном случае компанию могут оштрафовать на 200 рублей по причине нарушения правил отправки отчетности. Если нужная цифра соблюдена, то форму можно посылать, а для этого:

  • Отправлять желательно ценным письмом с описью.
  • Опись можно составлять по готовой форме или произвольно.
  • Указываются реквизиты получателя.
  • Реквизиты отправителя.
  • Наименование вложения (СЗВ-М).
  • Число документов (в данном случае – один).
  • Условная оценка.
  • Подтвердить опись отметкой почтового ведомства с датой отправки.

Куда отправлять

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

В данном случае следует разделять:

  • Отчетность по величине страховых взносов, которая подается в налоговую.
  • Персонифицированный пенсионный учет (СЗВ-М).

С тех пор чиновники стараются не вносить существенных коррективов, чтобы страхователи адаптировались к новым реалиям.

Коды для раздела 3: какие и где взять

В третьем разделе в некоторых графах необходимо указывать определенные коды. Они содержатся в Постановлении ПФ РФ от 06.12.2018 N 507п в Приложении 5.

Примеры кодов территориальных условий:

  • РКС — Район Крайнего Севера;
  • СЕЛО — Работа в сельском хозяйстве;
  • Ч31 — Работа в зоне отчуждения.

Примеры кодов особых условий труда:

  • ЗП12Б — Работы с тяжелыми условиями труда;
  • ЗП12Г — Труд (женщин) в текстильной промышленности на работах с повышенной интенсивностью и тяжестью;
  • ЗП12Ж — Работа на лесозаготовках и лесосплаве, включая обслуживание механизмов и оборудования.

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Примеры кодов для графы с исчислением страхового стажа:

  • АДМИНИСТР — Отпуск без сохранения содержания;
  • ВАХТА — Время вахтового отдыха;
  • УЧОТПУСК — Дополнительные отпуска работникам, совмещающим работу с обучением.

Штрафы

Предусмотрены следующие финансовые санкции:

  • за непредставление в установленный срок либо представление неполных и недостоверных сведений — в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица;
  • за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных законом, — 1 000 рублей.

При этом организация не может быть привлечена к ответственности за совершение правонарушения, если со дня, когда территориальный орган ПФР узнал или должен был узнать о правонарушении, и до дня вынесения решения о привлечении к ответственности истекло 3 года (срок исковой давности).

Должностным лицам грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей за непредставление в установленный срок либо отказ от представления в органы ПФР оформленных в установленном порядке индивидуальных сведений, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде.

Работодателю необходимо быть внимательным со сдачей СЗВ-СТАЖ, чтобы не получить штрафы.

Случаи, при которых к работодателю применяют финансовые санкции:

  • 500 рублей (за каждое застрахованное лицо) — отчет сдан невовремя, внесены некорректные сведения о сотрудниках.
  • 1 000 рублей – отчет сдан в бумажном виде, а не в электронном.
  • 1 000 – 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 – 50 тыс. рублей для компании при невыдаче сотруднику копии СЗВ-СТАЖ при увольнении.

Обязанность страхователей предоставлять в территориальные органы ПФР РФ сведения по форме установлена Федеральным законом №27-ФЗ.

В случае уклонения от положений законодательства РФ страхователи несут ответственность в виде штрафов.

Так, за несвоевременную подачу отчета или его предоставление с неполными или искаженными данными, штраф составит 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, который не был включен в бланк или сведения по которому указаны недостоверно.

За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Федеральным законом №27-ФЗ, к такому страхователю будет предъявлен штраф в размере 1000 рублей.

Ошибки в СЗВ-СТАЖ

При заполнении отчета могут быть допущены разные ошибки: неверно указаны данные по сотрудникам ФИО или СНИЛС; ошибка в должности сотрудника, с льготным стажем; некорректно заполнен регистрационный номер.

Однако, стоит помнить, что не за каждую ошибку ПФ отклонит отчет. Это касается первых двух ошибок, описанных выше. В первом случае необходимо сдать СЗВ-СТАЖ «Дополняющий», во втором СЗВ-КОРР с типом «КОРР». В данных отчетах нужно будет представить корректную информацию только по тем сотрудникам, по которым были допущены ошибки.

В случае некорректного указания регистрационного номера отчет не будет принят ПФ.

СЗВ-СТАЖ небольшой отчет, который не должен вызвать больших трудностей. Однако, при его заполнении не теряйте бдительности, проверяйте данные по сотрудникам. Перед отправкой в ПФР проверьте отчет на их сайте в специальном сервисе.

Подготовка и проверка СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

Вместе с оформлением отчета СЗВ-СТАЖ, ответственное лицо должно также заполнить и передать опись по форме ОДВ-1. В ней производится обобщение всех данных, которые были занесены в отчет.

Опись может быть составлена в одном из трех допустимых форматов: «Исходный», «Корректирующий», а так же «Отменяющий». Выбор формата происходит путем проставления отметки «Х» в соответствующем окне.

В разделе 1 указываются сведения об организации.

Данная ежемесячная форма требуется для ПФР, куда ее и следует отправлять.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ страхователь должен подавать форму ОДВ-1.

Правовой статус

Случаи и сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Это ежегодная форма отчетности о стаже сотрудников, введенная взамен действовавшего ранее отчета РСВ-1. Ее необходимо предоставлять ежегодно. Называется отчет соответствующим образом «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц». Новый бланк введен на основании закона ФЗ-250 в связи с передачей полномочий по администрированию страховых взносов ФНС.

Изменения этим законом внесены, в том числе, в ФЗ-27 о персонифицированном учете в системе пенсионного страхования. В статье 2 ФЗ-250 идет речь как раз о них и устанавливается соответствующая обязанность работодателя. «Внеочередным» является предоставления подобной информации при прекращении деятельности предприятия, уходе сотрудника на пенсию.

Ответственность в 2019 году

Если вы не сдадите в срок отчет СЗВ-СТАЖ или подадите с неполными или недостоверными данными, то возможен штраф. Сумма – 500 руб. за каждого сотрудника, на которого подали или должны были подать отчет (ч. 3 ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если количество сотрудников – 25 и больше, сдавать сведения по ним страхователь обязан в электронной форме. Если это правило нарушить и сдать СЗВ-СТАЖ на бумаге, страхователя оштрафуют на 1000 руб. 

Есть еще один административный штраф – если не представить в ПФР сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью,  то для должностных лиц возможет штраф на 300–500 руб (ст. 15.33.2 КоАП).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия, финансы