Образец заполнения УПД в 2019 году

С прицелом на проверку

Такой документ, как больничный лист, имеет серьезную юридическую силу, что дает основания Фонду социального страхования проводить проверки. Выдача данного документа подразумевает выплату денежной компенсации сотруднику, который на определенное время утратил работоспособность. Также по нему компании принимают к вычету затраты на выплату пособий.

Имейте в виду: в случае необходимости проведения камеральной ревизии ФСС вправе потребовать полную информацию по документам, сформированным работодателем. Как соцстраховцы проверяют больничные листы, можно узнать из постановления Фонда социального страхования № 81 от 07.04.2008 г.

Лист нетрудоспособности — это своего рода поддержка государства и гарантия материального благополучия граждан. На основе этого документа наниматель оплачивает нетрудоспособность сотрудника даже в случае его отсутствия на рабочем месте.

Больничный лист должен быть оформлен надлежащим образом и рассмотрен в обязательном порядке. Должностное лицо медучреждения, заполняющее данный документ, обязано соблюдать законные основания для его выписки, а специалист на фирме – составлять регулярные отчеты по таким документам, полученным от сотрудников.

Работодателю необходимо быть убежденным в том, что предоставленный работником больничный – подлинный. Если сомнений в этом нет и не выявлено никаких нарушений, то больничный лист оплачивают. При необходимости удостовериться в подлинности данного документа, стоит выполнить такие действия:

  1. в учреждение, которое выдало больничный лист, направляют письменное обращение с вопросом, ведет ли там деятельность врач, подписавший документ;
  2. в телефонном режиме можно проконтролировать подлинность уникального номера/серии больничного листа, который должен быть отображен и в реестре.

В общих требованиях к внешнему виду листка значится обязательное наличие водяных знаков, цвет которых включает в себя оттенки голубого и желтого, а также наличие серии и штрих-кода. Графы должны быть заполнены разборчивым печатным почерком. Цвет чернил — черный. Исправления в листе нетрудоспособности недопустимы.

Подлинность больничного листа проверить довольно просто. Для этого его необходимо тщательно рассмотреть. Если он заполнен на специальном бланке и утвержден печатью медицинского учреждения, вопросов не должно возникать.

Если на документе отсутствуют водяные знаки, и бухгалтер сомневается в его подлинности, он может написать запрос в Фонд социального страхования и уточнить у них информацию о номере больничного листа. Подробнее о подлинности больничного листа — читать тут.

Реестр подготавливается бухгалтерией. Ручная подготовка трудоёмка. Программа от ФСС бесплатна, но требует ручного ввода данных. Специальное ПО формирует РБЛ автоматически, но не всегда оправданно для малых предприятий и не всегда доработано. При создании РБЛ стоит учитывать, что существует журнал регистрации больничных листов.

В нём практически те же самые графы, возможно, стоит объединить два перечня. В регионах, не участвующих в пилотном проекте, можно как угодно заполнять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец есть в интернете. Предоставлять РБЛ в этом случае нужно только по требованию Фонда. Однако некоторые отделения вводят свои инициативы для выявления фальшивых листков нетрудоспособности.

Для того чтобы проверить подлинность больничного листа, бухгалтерии необходимо совершить ряд действий:

  • необходимо внимательно осмотреть лист, так как он должен заполняться на специальном бланке;
  • если на нем нет специальных водяных знаков, двенадцатизначного штрих-кода и прочих способов защиты от подделок, то этот документ не настоящий;
  • в тех случаях, когда все видимые признаки есть, но бухгалтер все еще сомневается в подлинности, то он может обратиться в ФСС и уточнить у них информацию по номеру документа.

Образец заполнения УПД в 2019 году

Образец заявления в ФСС о проверке больничного листа тут.

Медицинские учреждения обязаны присваивать всем листкам нетрудоспособности уникальный номер, который после их оформления сообщается в фонд социального страхования.

Именно поэтому в ФСС могут сразу сказать работодателю, выдавался больничный лист с таким номером или нет.

Заполняем реестр больничных листов для возмещения ФСС по образцу

Подлинность документа обычно подтверждает главный бухгалтер предприятия. Подпись руководителя желательна, но необязательна.

Ведение реестра с точки зрения законодательства является необязательной процедурой, но она значительно облегчает работу с документацией. Так, реестр:

  • снимает необходимость делать копии существующих больничных листов для передачи их в Фонд социального страхования;
  • упрощает проведение камеральной ревизии.

Есть программа для заполнения реестра от ФСС. Она бесплатна, но требует ввода информации в ручном режиме. Можно использовать софт известных разработчиков ПО для бухгалтеров. Тогда реестр будет формироваться автоматически. Но такой вариант не всегда оправдан для малых предприятий: может влететь в копеечку. Кроме того, не исключены сбои.

Как правило, помимо реестра компании ведут и журнал, куда вносят поступившие больничные листы. Практика показывает, что они имеют схожие графы и, зачастую, целесообразно объединить эти два перечня.

Реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном варианте. Любой формат ФСС принимает к предоставлению. Но если учитывать современную практику, то удобнее выполнять его в электронном виде.

ММВ-7-11/551 от 10 октября 2016 С начала 2017 года вступил в силу Приказ ФНС России, утвердивший новый порядок расчета и предоставления отчетности по уплаченным страховым взносам в бюджет Фонда социального страхования (далее — ФСС).

Данные нормы предусматривают администрирование налоговыми органами уплачиваемых взносов (пенсионных, по временной утрате трудоспособности, по беременности и родам). В этой связи предоставление отчетов переводится в налоговую, а все страховые взносы включены в единую форму расчета.

Что осталось на контроле у ФСС? Фонд по-прежнему занимается администрированием и приемом отчетности по взносам от несчастных случаев, профзаболеваниям. Поэтому введена новая версия формы 4-ФСС.

Реестр больничных листов составляется сотрудниками бухгалтерии крупных предприятий, которые ежегодно сталкиваются с необходимостью частой оплаты больничных.

Он необходим для того чтобы облегчить камеральную проверку ФСС, которую сотрудники фонда могут назначить организации для определения осознанных или непреднамеренных нарушений, связанных с работой бухгалтерии.

Именно реестр позволит быстро пройти проверку, не предоставляя работникам ФСС множество копий больничных листов, так как все сведения из этих документов будут внесены в специальные бланки, при этом они будут структурированы.

В настоящее время работодатели не обязаны вести этот реестр, поэтому не утверждена его четкая форма. Составление документа осуществляется в произвольной форме.

В этом случае главным является отражение обязательных сведений, которые будут интересовать сотрудников фонда социального страхования.

Образец заполнения УПД в 2019 году

В настоящее время реестр больничных листов заполняется работодателями самостоятельно, по собственной инициативе, так как закон не обязывает их делать это.

Именно поэтому не существует четких правил по заполнению этого документа. В документе в обязательном порядке должны содержаться сведения, указанные в следующем пункте, которые следует заверить подписью бухгалтера.

Подпись руководителя компании на реестре больничных листов желательна, но не обязательна.

Все имеющиеся больничные листы должны быть внесены в таблицу, иначе инспекторы ФСС будут иметь вопросы к руководству компании или ее отдельным сотрудникам. Учтите, что отсутствие определенного формата в законодательстве не лишает данный документ серьезности. Поэтому следует предельно внимательно относится к его заполнению.

Правила заполнения и формат оформления реестра больничных листов для возмещения ФСС

Реестр больничных листов позволяет сотруднику, временно утратившему трудоспособность, получить денежную компенсацию за тот период, когда он отсутствовал на работе. Что представляет собой этот документ, каковы правила его оформления и ответственность за нарушения в его составлении?

постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81). Конечно, удобнее вести реестр больничных листов в электронном виде. Ниже мы привели образец реестра больничных листов в ФСС и образец реестра расходов, произведенных за счет средств ФСС.

Реестр больничных листов в ФСС образец

Реестр расходов, произведенных за счет средств ФСС

Подобные инциденты крайне нежелательны, так как в большинстве случаев для из разрешения необходимо обращаться в судебные инстанции. Что это такое В некоторых случаях Фонд социального страхования назначает крупному предприятию специальную камеральную проверку. Целью подобного мероприятия может являться обнаружение:

  • непреднамеренных ошибок при оформлении больничных листов, ведении бухгалтерской отчетности;
  • поддельных листов нетрудоспособности;
  • попыток скрыть часть доходов или же иных действий, нарушающих каким-либо образом действующее на территории РФ законодательство.

При этом ФСС может запросить копии больничных листов для осуществления процедуры их проверки. Но подобная практика применяется только для предприятий, где количество работников и соответственно страховых случаев невелико.

УПД универсальный передаточный документ содержит те же сведения, которые отображаются в счете-фактуре.

Помимо этого, в нем имеются поля и разделы, в которых обязательно отображаются коды продукции, услуги по КВЭД либо ОКУН, включая все необходимые сведения относительно транспортировке либо передаче продукции и так далее.

Налогоплательщики имеют полное право указывать в бланке иные значения, которые необходимы согласно осуществляемой ими трудовой деятельности.

В зависимости от статуса УПД различается и образец заполнения.

Даже с учетом того, что для всех действуют единые правила правильного заполнения больничных листов, работодатели должны помимо них прописать в реестре обязательные сведения о лице, которое на время лишилось трудоспособности.

В перечень обязательных сведений реестра входят следующие основные данные:

  • идентификационный номер сотрудника предприятия, которому был выдан больничный лист;
  • личные данные работника: фамилия, имя, отчество – прописываются полностью;
  • информация о периоде начала болезни (с указанием точной даты) и ее завершении;
  • номер и дата больничного и точное количество дней отсутствия на работе специалиста, т.е. полный срок действия больничного;
  • общая продолжительность стажа трудового страхования;
  • основная причина, которая повлекла за собой временную потерю трудоспособности;
  • размер денежной компенсации за больничный, которая положена специалисту.

Для того, чтобы четко отрегулировать механизм денежной компенсации за больничный, в реестре в обязательном порядке должны быть прописаны точные суммы выплат из ФСС, а также за счет работодателя.

Каким именно образом размещаются обязательные сведения, решают непосредственно сотрудники бухгалтерии на предприятии, а соответствующее окончательное решение принимает его непосредственный руководитель.

При необходимости реестр больничных листов может быть дополнен дополнительными графами, если это требование диктует какая-либо возникшая нестандартная ситуация.

Согласно требованиям федерального закона № 86-ФЗ, утвержденного 01.05.2017, с 01.07.2017 в России действует 2 формата больничного листа – бумажный и электронный. Врач обязан с согласия пациента выписать ему больничный лист либо в виде справки со всеми необходимыми печатями и водяными знаками, либо оформить его в электронном виде. При этом все данные с электронного больничного также заносятся в общую базу реестра больничных листов.

Главное в оформлении реестра – полностью отразить требуемую информацию, которую могут потребовать в процессе проверки. При этом размещается она в документе в произвольном порядке.

Бланк документа не установлен на законодательном уровне. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму реестра, указав в ней достаточные для контроля выплат данные.

Выплаты, представленные в реестре, суммируются по итогам месяца.

Для формирования документа используется любой из имеющихся программных обеспечений – 1С, сопровождающие учет программы, специальные разработки системных администраторов. В конфигурациях 1С предусмотрены реестры для страховых случаев различного назначения – нетрудоспособности, выплатах пособий по уходу и рождению ребенка. Предприятия с малой численностью заполняют данные реестра в ручном режиме. При составлении реестра:

  • Документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Подпись удостоверяется печатью организации. Заверение реестра подписью руководителя не является обязательным.
  • Форма представляется как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
  • Снимается потребность представления копий листов нетрудоспособности.

Предприятия, не участвующие в пилотном проекте ФСС, не несут обязанности по представлению реестра. Документ составляется по запросу регионального отделения фонда. Добровольно реестр представляется предприятиями при возмещении сумм из ФСС. При предъявлении выплаченных работникам сумм к возврату представление реестра позволяет упростить проверку документов и права на получение сумм. Реестры при возмещении страховых выплат представляются на каждый месяц отдельно.

В регионах, участвующих в пилотном проекте ФСС:

  • Реестр пересылается в территориальное отделение (филиал) фонда.
  • Бумажный носитель документа имеют право предоставлять организации с численностью менее 25 человек.
  • Для пересылки реестра предприятию необходимо обладать ЭЦП.

На уровне законодательства или подзаконных актов реестр больничных листов (РБЛ) не унифицируется. В 2008 г. ФСС предложил форму в Excel, однако особо её не афишировал и не требовал единого внешнего вида. С 2011 г. Фонд внедряет пилотный проект, для которого разработал структуру xml-файла. Однако и она не включает форматирование.

Образец заполнения УПД в 2019 году

Главное – передать в ФСС данные, доступные для машинной обработки. В пилотном проекте бумажная форма допустима только для организаций с численностью персонала до 25 чел. Остальные должны передавать сведения в электронном виде. Свой образец оформления РБЛ ФСС предложил в рамках бесплатной программы по его созданию.

Однако Фонд не ограничивает работодателей в выборе программного обеспечения: загружать электронный реестр всё равно нужно отдельно. Встроенной функции в ПО от ФСС нет. Более широкие возможности предоставляют бухгалтерские программы, однако прямая передача реестра там тоже не реализована. Как вариант, можно создать РБЛ своими силами при наличии ИТ-отдела в организации: xml-кодировка не так сложна.

По итогам загрузки предприятие получает квитанцию, если всё прошло успешно.

Универсальный передаточный документ — это документ, который выставляется при передаче услуг, работ, имущественных прав или отгрузке товара и объединяет счет-фактуру и передаточные документы (акты, товарные накладные и т. д.). Форма УПД разработана ФНС России (Приложение 1 к Письму ФНС от 21.10.2013г. № ММВ-20-3/96). В документе присутствует три вида реквизитов:

  1. реквизиты универсального передаточного документа;

  2. реквизиты первичного учетного документа;

  3. реквизиты счета-фактуры.

Форма документа рекомендованная — ее допускается дорабатывать, добавляя необходимые столбцы и графы. Удалять же реквизиты из бланка нельзя.

УПД не является обязательным документом. Организации и предприниматели вправе использовать его или придерживаться, привычных правил оформления первичной документации и выписывать счета-фактуры и передаточные документы по отдельности. Применение универсального передаточного документа упрощает и ускоряет процесс первичного документооборота, налогового и бухгалтерского учета, снижает риск ошибок, ведь вместо двух документов оформляется только один.

Реестр больничных листов — бланк для возмещения ФСС, образец заполнения, выданных

Фонд социального страхования обязан произвести расчеты в течение десяти дней. Компенсация сотруднику будет отображена в ближайшей заработной плате.

Если больничный лист был сдан за несколько дней до зарплаты, то вероятнее всего выплата пройдет в следующем месяце.

Образец заполнения УПД в 2019 году

Работодатель обязан произвести все необходимые расчеты по сумме компенсации, которая зависит от страхового стажа, заработной платы, длительности недомогания и лимита суммы компенсации.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Все выплаты, положенные работнику в связи с его болезнью, производятся на основании медицинского документа. Им является больничный лист ФСС, который заполняется медицинским учреждением и подается по месту работы. О правовом механизме его оформления и получения обязательных выплат будет рассказано ниже.

Возможно ли возместить образовавшуюся разницу и как это сделать? Каковы сроки подачи документов на возмещение по больничным листам? Также рассмотрим такое понятие как «оплата по пилотному проекту».

Но при этом должностному лицу, прежде чем приступить к формированию данного документа, необходимо в обязательном порядке ознакомиться со следующими вопросами:

  • где взять бланк?
  • как правильно заполнить?
  • пример заполнения.

Если по какой-то причине подобного рода работа ранее работником не выполнялась, следует предварительно ознакомиться с верно составленным образцом. Таким образом, можно избежать траты времени на исправление каких-либо типичных допускаемых ошибок. Где взять бланк Реестр представляет собой таблицу, содержащую подробную информацию об оплаченных работодателем больничных листах.

Внимание

Далее обозначается полное название самого документа. Пример: После наименования документа в обязательном порядке должен присутствовать специальный регистрационный номер страхователя.

Пример:Далее обязательно следует таблица, в которой содержится необходимая информация. Пример заполнения Проще всего заполнить документ рассматриваемого типа по образцу.Таблица реестра больничных листов обычно выглядит следующим образом: При этом в обязательном порядке необходимо обозначать все имеющиеся в наличии больничные листы, в противном случае у инспекторов ФСС могут возникнуть серьезные вопросы к руководству компании или же некоторым её сотрудникам.

  • Письмо на возмещение произведенных расходов на имя директора Филиала
  • Указать полностью банковские реквизиты, телефон, ФИО контактного лица, регистрационный номер
  • Расчетная (промежуточная) ведомость Форма 4 ФСС РФ за квартал, год, подтверждающая начисления расходов (оригинал или заверенная копия)
  • Оригиналы больничных листков для предъявления инспектору
  • Документы предоставляются в копиях в зависимости от вида пособий
  • Копии документов заверяются печатью организации-страхователя и подписью ответственного лица

Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам:

  1. Оригинал и копия (с 2-х сторон) листка нетрудоспособности
  1. Расчет листка нетрудоспособности подробный
  • полностью – для пособий по временной нетрудоспособности
  • первый и последний лист с записями – для пособия по беременности и родам
  1. Копии расходных кассовых ордеров, платежных поручений по перечислению выплат пособий или реестр начисленных и выплаченных пособий помесячный и пофамильный
  1. Выписки банков об отсутствии средств на банковских счетах и наличие картотеки или ареста (для страхователей, не имеющих возможности оплатить расходы)
  1. Справка о сумме заработка с мест работы у других страхователей
  1. Справка с мест работы у других страхователей о том, что назначение и выплата пособий этими страхователями не осуществляется
  1. Копия заявления сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам
  1. Копия приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам

Пособие женщине вставшей на ранних сроках беременности:

  1. Копия справки медицинского учреждения о постановке на учет в ранние сроки беременности
  1. Копия трудовой книжки (первый и последний лист)

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет:

  1. Копия заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
  1. Копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
  1. Копия свидетельства о рождении ребенка (если 2 ребенка и более то на каждого ребенка)
  1. Расчет пособия подробный или справку о сумме заработка, из которого исчисляется пособие
  1. Копия справки с места работы другого родителя о том, что он не оформлял отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. Если второй родитель не работает – справка из органа социальной защиты по месту жительства на не работающего родителя
  1. Копия расходных кассовых ордеров, платежных поручений по выплате пособий или реестры осуществленных начислений и выплат пособия, помесячные и пофамильные
  1. Если сотрудник работает у нескольких страхователей – справка от всех работодателей о том, что назначение и выплата ежемесячного пособия не осуществляется

Образец заполнения УПД в 2019 году

Единовременное пособие при рождении ребенка:

  1. Копия справки о рождении ребенка из ЗАГСа Форма 24
  1. Копия расходных кассовых ордеров, платежного поручения по перечислению выплат пособий
  1. Копия заявления о выплате единовременного пособия при рождении ребенка
  1. Копия справки с места работы второго родителя о том, что пособие не назначалось и не выплачивалось, если второй родитель не работает – справка из органа социальной защиты

Пособие на погребение: – ФЗ 8-ФЗ от 12.01.1996г.

  1. Копия заявления о выплате пособия на погребение
  1. Копия трудовой книжки (либо приказы о приеме и увольнении умершего сотрудника), в случае смерти ребенка – свидетельство о рождении ребенка и копию трудовой книжки родителя (первый и последний лист)

Оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами:

  1. Копия трудовой книжки (первый и последний лист с записями)
  1. Копия заявлений о предоставлении дополнительных выходных дней
  1. Копия справки об инвалидности ребенка
  1. Копия справки органов социальной защиты с указанием, что ребенок не содержится в специализированном детском учреждении на полном государственном обеспечении
  1. Копия приказов организации о предоставлении дополнительных выходных дней
  1. Копия справки с места работы второго родителя о том, что на момент обращения дополнительные выходные дни в этом же календарном месяце им не использованы или использованы частично
  1. Подробный расчет оплаты выходных дней

ФЗ 255-ФЗ ст.13 п. 5; ст. 4.6 п.4; ФЗ 212-ФЗ ст.34п.7

Приказ 1012н п. 22, ФЗ 255-ФЗ ст.4.6 п.4

Приказ 1012н п. 54, ФЗ 255-ФЗ ст.13 п.6 и 7, ст.4.6 п.4

Приказ 1012н п. 28; ФЗ 255-ФЗ ст. 4.6 п.4

Форма бланка о нетрудоспособности была утверждена в 2011 году Министерством здравоохранения и социального развития.

Данный документ подтверждает юридически, что работник не может выполнять свою трудовую функцию на определённый период времени.

Исходя из причины, указанной в бланке, сотруднику организация начисляет пособие в период его отсутствия на работе.

При начислении пособия применяются следующие правила:

  1. Если выплата связана с заболеваниями или травмами работников, то первые 3 дня оплачиваются за счёт организации. Далее обязанность по оплате на себя берёт ФСС. По другим случаям, связанным с выходом на больничный работника, с первого дня пособие выплачивает ФСС.
  2. Выплаты осуществляются за весь срок нахождения сотрудника организации на больничном.

Исчисляются пособия исходя из общих страховых стажей работников. В 2017 году изменений в исчислении страховых стажей не было.

Срок страхового стажа сотрудникаИсчисление размера пособия по отношению к зарплате сотрудника
До 5 лет 60%
До 8 лет 80%
Больше 8 лет 100%

Сроки стажа будут рассчитываться исходя из записей в трудовых книжках. При потере этого документа, для расчёта стажа можно использовать данные из заключенного с работодателем трудового договора либо обратиться в отделение Пенсионного фонда с запросом о сроках выдачи заработных плат.

Средняя заработная плата рассчитывается путем суммирования всех выплат за 2 года и деления полученной суммы на 730.

Фонд социального страхования разместил для удобства исчисления на своём сайте калькулятор.

Для расчёта потребуется всего три действия:

  1. Внесение информации о листе нетрудоспособности.
  2. Внесение информации о заработной плате сотрудника за последние 2 года.
  3. Нажать клавишу «рассчитать».

Система автоматически рассчитает необходимую для выплаты сумму пособия и распределит её в итоговой таблице. Калькулятор содержит также справочную информацию, которая может потребоваться при расчётах.

Документы для скачивания (бесплатно)

30.01.2018

Все выплаты, положенные работнику в связи с его болезнью, производятся на основании медицинского документа.

Им является больничный лист ФСС, который заполняется медицинским учреждением и подается по месту работы.

О правовом механизме его оформления и получения обязательных выплат будет рассказано ниже.

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав).

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

  • если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
  • если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

Механизм электронной передачи

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

  • как счет-фактура (СЧФ);
  • как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
  • как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Образец заполнения УПД в 2019 году

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Учитывая, что фонд предпочитает электронные версии реестра, отправлять его следует при помощи Интернета. Предприятия, ожидающие возмещения ФСС, могут передать документы лично. Сайт фонда не требует регистрации, но на документе должна присутствовать электронно-цифровая подпись.

Имейте в виду: к 2020 году основная часть документооборота по больничным листам будет автоматизирована. Поэтому уже сегодня рекомендуется активно ее использовать всем лицам.

  1. Реестр составляют в специальном бухгалтерском ПО или программе Excel.
  2. Документ необходимо переделать в удобный для ФСС формат; для этого можно использовать его же софт.
  3. После проставления электронной цифровой подписи он шифруется. Шифровку можно выполнить с помощью бесплатной программы или воспользоваться услугами удостоверяющего центра.
  4. Выполняется процесс загрузки файлов на сервер ФСС, после чего предприятие получает квитанцию об успешной сдаче реестра.

Для формирования реестра во избежание ошибок желательно использовать программы известных разработчиков. С их помощью временные затраты будут минимальны.

Для формирования реестра некоторые предприятия предпочитают обращаться к специализированным компаниям. Они предоставляют услуги подготовки любых документов для успешного прохождения проверки ФСС. Но выбирать следует компанию с исключительно положительной репутацией.

Помимо сроков, в течении которых компания должна передать в Фонд социального страхования реестр больничных листов, способ предоставления необходимых документов напрямую зависит от средней численности организации.

К примеру, если на предприятии работают 25 человек, документы предоставляются в бумажном виде. Если же сотрудников больше – следует применять для пересылки электронные средства связи.

В Фонде социального страхования рассматривают полученные реестры в течение 10 календарных дней. После этого выносится решение о том, выплатить либо отказать в денежной компенсации лицам, временно лишившимся трудоспособности. Если решение было принято в пользу человека, который оформил больничный, средства ему будут перечислены строго по тем реквизитам, которые прописаны в его данных.

За своевременную подачу сведений из реестра больничных листов в ФСС предприятие несет прямую ответственность. Если какие-либо сроки при этом были нарушены, несет наказание за это только организация. От сотрудника в данной ситуации требуется только своевременно предоставлять верно оформленный больничный лист в бухгалтерию и ждать денежной компенсации за него в сроки, утвержденные действующим законодательством.

Порядок возмещения ФСС больничных листов

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

  1. В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
  2. Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
  • графа 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графа 7 «Налоговая ставка»;
  • графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
  • графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
  • графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем.  Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Строка

Значение

Особенности заполнения

10

Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права

Заполняется всегда, независимо от статуса документа. 

Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

13

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица:

·        которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.;

·        которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

15

Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права

Заполняется всегда, независимо от статуса документа

18

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя

Заполняется всегда, независимо от статуса документа. 

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

  • строка 1 — дата составления документа;
  • строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
  • строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте) передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа,  то строки 14 и 19 могут не заполняться.

  • При приеме на новую работу предоставить с прежнего места работы справку формы 182н. При наличии нескольких мест работы за последнее время такую справку нужно запросить у всех работодателей;
  • При невозможности получить справку такого типа, работодатель делает запрос в пенсионный фонд:
    • Сотрудник пишет заявление;
    • Организация оформляет запрос, который направляется почтой, не позднее двух дней с момента написания заявления.

Учитывая основания ФЗ № 255 от 29.12.06, рассматривая обращение организации на возврат выплаченных средств, фонд имеет право провести проверку обоснованности и правильности предоставленных расходов, устроить выездную проверку и потребовать от работодателя необходимые дополнительные документы.

Изменения условий компенсации по новому законодательству

Еще относительно недавно была практика, при которой работодатель обязан самостоятельно оплачивать сотрудникам больничные листы. Это вынуждало его всячески увиливать от такой обязанности, что провоцировало массу проблем обоим сторонам. Если сотрудник терял работоспособность и предоставлял больничный, то предприятие было обязано целиком выплатить ему компенсацию за свой счет.

После проведения реформы законодательства предприятия обязали делать отчисления в Фонд социального страхования с заработной платы рабочих. По новому законодательству в отчетный период работодатель имеет право вернуть своего рода социальный налоговый вычет, размер которого равен компенсации, выплаченной работнику. Выплата идет за счет ФСС, поэтому работодатель строго отчитывается перед ним за каждый принятый больничный лист.

Как проверить подлинность больничного?

УПД (универсальный передаточный документ) образец заполнения — лист 1

Образец заполнения УПД в 2019 году

УПД (универсальный передаточный документ) образец заполнения — лист 2

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Порядок и образец заполнения УПД

Заполнить реестр больничных листов и отправить его в Фонд социального страхования предприятие обязано в течении 5 дней с того момента, когда оно получило соответствующий оригинал справки от сотрудника. Это необходимо сделать даже в том случае, если в больничном листе была допущена какая-либо ошибка во время его оформления.

Ответственность за своевременное оформление реестра должен нести непосредственно руководитель предприятия и его главный бухгалтер. В противном случае, согласно требованиям, утвержденным в п. 4 ст. 15.33 КоАп, на должностное лицо, допустившее такую оплошность, возлагается административный штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Вести учет больничных листов – важная и ответственная обязанность. От качества ее исполнения во многом зависит, как сложатся отношения компании с ФСС.

Именно поэтому Фонд социального страхования занимается их проверкой, так как на основании данного документа осуществляется выплата денежной компенсации утратившему работоспособность сотруднику, а также принимаются к вычету расходы работодателя на выплату компенсаций.

Если возникла необходимость проведения камеральной проверки, ФСС имеет полное право затребовать всю информацию по данным документам. Она содержится в специальном реестре, формирует его сам работодатель.

Строка, показатель

Пояснение

Статус

Указываем «1», если УПД составляется как счет-фактура и акт либо накладная.

Если УПД формируется как исключительно акт выполненных работ, товарная накладная, — укажите «2».

Строки с 2 по 7

Заполняем регистрационные данные об исполнителе и заказчике. Прописываем наименование, ИНН, КПП, адреса. Дополняем информацию о грузоотправителе, при необходимости. Затем проставляем единицу измерения (обычно 643 — российский рубль).

Табличная часть

Прописываем информацию о товаре, работе, услуге, по которым оформляется передаточный документ.

Подписи ответственных лиц

Документ должны заверить руководитель и главный бухгалтер либо иные ответственные лица по доверенности.

Документ-основание

Укажите договор поставки или соглашение на оказание работ или услуг либо иной документ-основание, на основании которого осуществляется сделка.

Подписи исполнителя и заказчика

Указываются должность и Ф.И.О. ответственного лица за передачу, приемку товаров, работ, услуг. Затем ответственные лица ставят подписи, скрепляют их печатями организации (при наличии).

Что представляет собой реестр больничных листов?

Реестр представляет собой документ с занесенными в него данными касательно сотрудника предприятия либо организации, который на время утратил трудоспособность в связи с заболеванием, уходом за больным родственником или беременностью и родами, и предоставил в связи с этим правильно оформленный больничный лист.

Реестр больничных листов должен быть составлен правильно. В противном случае предприятию, которое не позаботилось вовремя об этом, грозит проверка со стороны Фонда социального страхования. И если государственным органом в результате такой ревизии будут выявлены какие-либо нарушения при составлении этого документа, предприятие должно будет заплатить штраф за свою халатность.

Нормативная база

Образец заполнения УПД в 2019 году

Для того, чтобы на государственном уровне урегулировать все правовые аспекты при составлении документации по учету больничных листов и защитить рядовых граждан от произвола работодателей, государство утвердило ряд правовых документов по данному вопросу:

  • согласно приказу Минздрава России № 624н, опубликованного и вступившего в юридическую силу еще в 2011 году, разработаны четкие правила касательно выдачи больничных листов;
  • стандартная форма листков нетрудоспособности была утверждена приказом Министерства здравоохранения № 347, вышедшим в том же самом году;
  • федеральные законы № 323 и № 255 регулируют права граждан на обязательное медицинское страхование;
  • получить ответы на многие вопросы люди, лишившиеся трудоспособности в силу определенной болезни, могут и через Методические указания по осуществлению контрольных мероприятий Фонда социального страхования.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бухгалтерия, финансы